Spezialist Backoffice & Assistenz (m/w/d)

Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist die Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe. Als Full-Service-Anbieterin übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik. Neben der KINAST-Gruppe können auch externe Kanzleien diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen und dabei von der vielfältigen und langjährigen Expertise der KINAST Anwaltsservice GmbH profitieren.

• Sie verantworten die Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST-Gesellschaften und stellen effiziente Abläufe sicher.
• Sie steuern zentrale Backoffice-Themen wie Telefonzentrale, Postbearbeitung, Bestellwesen und Dokumentenmanagement.
• Sie koordinieren Facility-Management-Themen, die Standortorganisation sowie externe Dienstleister.
• Sie planen und organisieren Meetings, Dienstreisen und interne Veranstaltungen.
• Sie übernehmen das Terminmanagement sowie die interne und externe Korrespondenz.
• Sie betreuen administrative Themen wie Fuhrpark und allgemeine Büroorganisation.
• Sie wirken bei der Betreuung und Koordination unserer Auszubildenden mit.
• Sie unterstützen unsere vier Geschäftsführungen im operativen Tagesgeschäft.

• Sie haben eine fundierte kaufm. Berufsausbildung oder ein erfolgreich abgeschlossenes Studium.
• Sie bringen Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizieren sich durch und durch mit dem Servicegedanken. 
• Sie sind eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz.
• Sie sind ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365.

• Sicherheit: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
• Gestaltungsspielraum: Freiraum und Platz für Eigeninitiative, Individuelle Förderung.
• Strukturiertes Onboarding: Wir lassen Sie nicht allein! In den ersten Wochen begleiten wir Sie mit festen Ansprechpartner:innen.
• Weiterentwicklung: Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten bei internen Schulungen.
• Work-Life-Balance: Faire und flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen.
• Hybrides Arbeiten: Remote und in unserer Kanzlei im Herzen von Köln (aktuell: Agnesviertel, 50670 Köln). Zusätzlich: Bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation) möglich.
• Teamkultur: Ein offenes, diverses Team mit gelebter Duz-Kultur, kurzen Wegen und echter Kollegialität.
• Gemeinschaft: Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Feste.
• Attraktive Zusatzleistungen: steuerfreies Gehaltsextra und Mitarbeiterrabatte.